Przygotowano dla Victory-Clinic sp. z o.o. Kopiowanie zabronione.

Polityka PRYWATNOŚCI

Victory-Clinic sp. z o.o.

Niniejsza Polityka prywatności pomoże Państwu podejmować przemyślane i świadome decyzje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach działalności prowadzonej przez Administratora Ochrony Danych (ADO) Victory-Clinic sp. z o.o. ul. Ks. J.J. Zawadzkiego 2 lok. 1.15, 16-400 Suwałki, NIP 8442386638, REGON  529916940, tel.: 733 737 233 prosimy o uważne zapoznanie się z jej treścią.

Wprowadzenie

Niniejszy dokument zawiera Naszą Politykę Prywatności tj. zasady jakimi kierujemy się w procesach przetwarzania danych osobowych. Dokument ten zawiera również treści obowiązków informacyjnych, które zgodnie z przepisami prawa muszą być przedstawione osobom, których dane dotyczą, czyli Państwu. Zanim przejdziemy do szczegółów, chcielibyśmy podkreślić niektóre z kluczowych zasad ochrony danych osobowych. Są one ważne dla kierownictwa jak i personelu ADO Victory-Clinic sp. z o.o. oraz wierzymy, że są one ważne również dla Państwa.

Polityka Prywatności realizuje cztery najważniejsze cele tj.:

1. wyjaśnienie, w jaki sposób ADO przetwarza informacje, które Państwo jej dostarczają, aby jeszcze lepiej dopasowywać swoje usługi do Państwa oczekiwań;

2. zagwarantowanie, że wszelkie informacje o procesie przetwarzania Państwa danych, zostały przedstawione w sposób jasny i przejrzysty;

3. zapewnienie Państwa, że dane osobowe przetwarzane przez ADO są bezpieczne w stosunku do zagrożeń jakie pojawiają się w procesach ich przetwarzania,

4. zapewnienie transparentności w kontaktach z przedstawicielami organizacji, tak by realizacja Państwa prawa do prywatności była zawsze zagwarantowana.

Wszystkie informacje, które są od Państwa pobierane są związane pośrednio lub bezpośrednio z prowadzoną działalnością firmy Victory-Clinic sp. z o.o. tj. świadczeniem usług rmedycznych. Firma Victory-Clinic sp. z o.o. jest administratorem Państwa danych osobowych, co oznacza, że decyduje o celach i środkach ich przetwarzania. W praktyce należy pamiętać, że jako administrator danych organizacja jest podmiotem odpowiedzialnym za Państwa dane osobowe. W zakresie realizacji jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z Państwa danymi osobowymi należy kontaktować się z Administratorem Danych Osobowych

rodo@victoryclinic.pl

Ogólnie rzecz biorąc wszelkie dane osobowe w organizacji są podzielone na procesy, w których są one przetwarzane ze względu na główny cel, który przyświeca temu przetwarzaniu oraz kategorie osób, których dane dotyczą. Będą to kolejno:

1. Pacjenci

Victory-Clinic sp. z o.o. zbiera i przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu, w którym zostały zebrane. W zależności od celu oraz podstawy prawnej zebrania i przetwarzania danych osobowych Victory-Clinic sp. z o.o. może zbierać i przetwarzać m.in. następujące dane:

• dane identyfikujące, w tym między innymi: imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia;

• dane kontaktowe, w tym między innymi: adres, numer telefonu, adres e-mail;

• dane zbierane i przetwarzane do postawienia diagnozy i przeprowadzenia procesu leczenia, w tym w szczególności dane dotyczące stanu zdrowia, z zastrzeżeniem, że dotyczy to wyłącznie osób korzystających ze świadczonych przez Victory-Clinic sp. z o.o. usług medycznych.

Korzystanie z usług medycznych świadczonych przez Victory-Clinic sp. z o.o. ma na celu udzielanie świadczeń zdrowotnych, w tym prowadzenie dokumentacji medycznej, realizacja umowy na świadczenie usług medycznych. Dane pozyskiwane są bezpośrednio od osoby lub osoby upoważnionej podczas rezerwacji wizyty oraz wykonywania na ich rzecz usługi medycznej, m.in. konsultacji stomatologicznej, badania, zabiegu. Rezerwacja wizyty może odbywać się bezpośrednio, za pośrednictwem telefonu. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak stanowi warunek ustawowy w zakresie prowadzenia przez ADO dokumentacji, w tym dokumentacji medycznej w sposób określony przepisami prawa, w tym do identyfikacji Państwa tożsamości. W związku z powyższym niepodanie danych może skutkować odmową rezerwacji wizyty, rejestracji albo odmową udzielenia świadczenia zdrowotnego – odmowa podania danych uniemożliwi udzielanie świadczeń zdrowotnych przez ADO. W przypadku niepodania numeru telefonu i adresu e-mail ADO nie może odmówić udzielenia Państwu świadczenia zdrowotnego, jednak podanie tych danych ułatwia korzystanie ze świadczeń dzięki możliwości kontaktowania się w sprawie realizacji usług, w tym potwierdzenia i odwołania wizyty. Victory-Clinic sp. z o.o. stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne by przetwarzane dane osobowe były bezpieczne, w tym zabezpiecza dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, ich utratą lub zniszczeniem. W celu zapewnienia bezpieczeństwa tych danych osobowych w Victory-Clinic sp. z o.o. zostały wdrożone odpowiednie zabezpieczenia personalne, organizacyjne, techniczne (informatyczne) i fizyczne.

Archiwizacja dokumentacji medycznej uregulowana została w kilku aktach prawnych. Zgodnie z założeniami ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (art. 29). W określonych w ustawie przypadkach okres ten ulega wydłużeniu (np. dokumentacja dzieci do 2. roku życia) lub skróceniu (np. przechowywanie zdjęć rentgenowskich, nieudzielenie świadczenia z powodu niezgłoszenia się pacjenta).

2. Rekrutacja

Dane osobowe kandydatów do pracy są przetwarzane w celu sprawnego przeprowadzenia procesu selekcji kandydatów do pracy oraz ostatecznego wyłonienia osoby najbardziej odpowiedniej na konkretne stanowisko. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie Państwa zgody. Warto zaznaczyć, że zgoda może być wyrażona na przetwarzanie danych osobowych w celu wzięcia udziału w konkretnej rekrutacji jak również na potrzeby przyszłych ewentualnych procesów rekrutacji. Nie zamykamy się przed specjalistami, którzy chcą wspólnie z nami osiągnąć sukces. W procesie przechowujemy Państwa dokumenty aplikacyjne przez okres 90 dni od momentu zakończenia procesu rekrutacji. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane (jeżeli nie nawiążemy współpracy) zostaną całkowicie usunięte z naszych zasobów. Podanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne, jednak niektóre informacje, w szczególności o Państwa doświadczeniu zawodowym są bardzo istotne ze względu na cel jaki chcemy osiągnąć. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie rekrutacji jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.

3. Zatrudnienie

Dane osobowe pracowników i współpracowników są przetwarzane w celu obsługi procesu zatrudnienia personelu oraz zapewnienia wsparcia w zakresie realizacji umów cywilnoprawnych obsługiwanych w pozostałych procesach przetwarzania danych osobowych, jak również bezpieczeństwa osób i mienia.

Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie przepisu prawa w zakresie danych wrażliwych, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Victory-Clinic sp. z o.o. lub Państwa, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej oraz gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dodatkowo Państwa dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu realizacji umowy o pracę czy też innej umowy cywilnoprawnej. Ostatecznie Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych w zakresie ochrony osób i mienia (monitoring), statystyki, raportowania i kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości nawiązania współpracy. W procesie zatrudnienia na podstawie umowy o pracę Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 10 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z zatrudnieniem (za wyjątkiem osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 – wtedy okres ten wynosi 50 lat). W procesie zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez 6 lat od ostatniej czynności na danych (art. 118, Dz.U.2022.0.1360 t.j. - Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny). Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Victory-Clinic sp. z o.o. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie zatrudnienia jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępnione odbiorcom danych (np. ubezpieczyciele, banki czy organy państwa, usługodawca IT), o czym będą Państwo przez nich informowani.

4. Praktyki – staże

Dane osobowe praktykantów / stażystów są przetwarzane w celu obsługi procesu realizacji praktyk / staży. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie porozumienia z placówką edukacyjną, która kieruje Państwa na praktyki / staże, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Victory – Clinic sp. z o.o. lub Państwa oraz gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Ostatecznie Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych w zakresie ochrony osób i mienia (monitoring), statystyki, raportowania i kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości realizacji praktyk. W procesie realizacji praktyk Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 6 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z realizacją praktyk w Victory-Clinic sp. z o.o. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Victory-Clinic sp. z o.o. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie realizacji praktyk jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Firmy Victory-Clinic sp. z o.o. i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępnione odbiorcom danych (np. ubezpieczyciele, banki czy organy państwa), o czym będą Państwo przez nich informowani.

5. Księgowość

Dane osobowe partnerów, klientów i dostawców są przetwarzane w celu realizacji wszelkich rozliczeń jak również zapewnienia zgodności działalności Firmy Victory-Clinic sp. z o.o. z przepisami prawa podatkowego. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie przepisu prawa w zakresie uregulowań wynikających m.in. z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Dodatkowo podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest realizacja umowy, która została zawarta jak i tzw. prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych tj. analiza danych statystycznych oraz sporządzanie bilansów księgowych. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości prawidłowego rozliczenia usług. W procesie księgowym dane będą przetwarzane przez okres 6 lat od wykonania ostatniej czynności z danymi w związku z rozliczeniem dokumentów księgowych. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Firmy Victory-Clinic sp. z o.o. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie księgowym (np. zewnętrzne biura rachunkowe) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Firmy Victory-Clinic sp. z o.o. i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępnione odbiorcom danych (np. organy podatkowe lub biegli rewidenci), o czym w razie kontaktu będą Państwo przez nich informowani.

6. Monitoring

Dane osobowe osób wkraczających w obszar monitorowany są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz procesu udzielania usług medycznych i tajemnic prawnie chronionych. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionym celu, którym jest ewentualne dochodzenie roszczeń. Dodatkowo dane osób mogą być przetwarzane również w celu ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą. W procesie przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres 14 dni od ich utrwalenia, czyli od dokonania zapisu na nagraniu z monitoringu. Podanie danych osobowych jest dobrowolne (wkroczenie w obszar monitorowany). Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie (np. firmy świadczące usługi ochrony osób i mienia) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co Firma Victory-Clinic sp. z o.o.

Państwa uprawnienia

Chcielibyśmy podkreślić, że gwarantujemy każdej osobie, której dane przetwarzamy możliwość skorzystania z następujących uprawnień:

• prawo dostępu do treści danych – mogą Państwo zwrócić się o opisanie procesu przetwarzania konkretnie Państwa danych osobowych oraz o udostepnienie wszelkich danych osobowych gromadzonych na Państwa temat. Zaznaczamy jednak, że nadmierne korzystanie z tego uprawnienia utrudni pracę w organizacji, więc prosimy o rozwagę w korzystaniu z tego uprawnienia,

• prawo do sprostowania danych – dokładamy wszelkiej staranności by zawsze przetwarzać jak najbardziej aktualne dane na Państwa temat, jednak, jeżeli okaże się, że dane, które przetwarzamy stały się nieprawidłowe zawsze mogą się Państwo zwrócić o ich sprostowanie,

• prawo do usunięcia danych – jeżeli okaże się, że nie chcą już Państwo, aby organizacja nadal przetwarzał Państwa dane osobowe zawsze mogą się Państwo zwrócić o ich usunięcie. Zaznaczamy jednak, że prawo to nie w każdym przypadku będzie mogło być zrealizowane, gdyż część danych organizacja musi zachować ze względu na wiążące przepisy prawa,

• prawo do ograniczenia przetwarzania – jeżeli stwierdzą Państwo, że dane które są przetwarzane przez organizację z jakichś względów nie powinny być usunięte po ww. okresach czasu (retencja danych),mogą się Państwo zwrócić o ich dalsze przechowywanie,

• prawo do przenoszenia danych - jeżeli okaże się, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane w systemach informatycznych to mogą się Państwo zwrócić o ich przeniesienie do innego usługodawcy lub bezpośrednio do Państwa. Zaznaczam jednak, że uprawnienie to dotyczy tylko tych danych, które Państwo sami dostarczyli,

• prawo do sprzeciwu – zawsze mogą się Państwo zwrócić ze sprzeciwem wobec przetwarzania konkretnych danych osobowych w konkretnym celu. W każdym takim przypadku sprzeciw zostanie rozpatrzony i Państwa uwagi uwzględnione w procesach przetwarzania Państwa danych na przyszłość,

• prawo do cofnięcia zgody – w każdym czasie mogą Państwo cofnąć wyrażoną zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jednak wszelkie działania, które zostały wykonane na Państwa danych przed jej cofnięciem pozostaną ważne,

• prawo do wniesienia skargi – jeżeli uznają Państwo, że organizacja narusza Państwa prawo do prywatności zawsze mogą Państwo zwrócić się do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ze skargą, jednak zachęcamy do wspólnego rozstrzygnięcia Państwa wątpliwości zanim podejmą Państwo taką decyzję.

Podsumowanie

Podsumowując organizacja i cały jej personel dokłada szczególnej staranności by procesy przetwarzania Państwa danych osobowych w jak najmniejszym stopniu wkraczały w Państwa sferę prywatności jednak, jeżeli na którymkolwiek z etapów przetwarzania Państwa danych osobowych zajdzie wątpliwości co do zgodności tych działań z przepisami prawa prosimy o kontakt: rodo@victoryclinic.pl